Upravni proces

ekonomsko-rječnik

Upravni proces je skup faza (planiranje, organizacija, usmjeravanje i kontrola) čija je svrha postizanje ciljeva poduzeća ili organizacije na najučinkovitiji mogući način.

Još jednostavnijim riječima, administrativni proces sastoji se od niza faza koje će nam pomoći da postignemo predložene ciljeve. Administrativni proces je kontinuiran. Ne radi se o odradi svake od faza i tu se sve završava. Kada se jedan ciklus završi, prelazi se na sljedeći. Obično se koristi za opći cilj tvrtke, posebne ciljeve ili čak za manje projekte.

Henri Fayol, bio je kreator upravnog procesa. Iz njega proizlaze 4 faze koje čine upravni proces:

  • Planirati.
  • Organizirati.
  • Voditi.
  • Kontrolirati.

Za Fayola su ove četiri faze bile ključne za dobro rukovođenje. Svaki upravljački tim mora ih svladati i uzeti u obzir za svaki projekt. Međutim, Fayol nikada nije bio ekstreman u svojim idejama i u njegovim radovima možete pročitati kako je ostavio prostora za fleksibilnost i prilagodbu. Tako su sljedbenici klasične teorije uprave dovršavali, unaprjeđivali i prilagođavali upravni proces različitim vrstama tvrtki koje su se rodile tijekom posljednjih desetljeća.

Ciljevi poduzeća

Nastanak upravnog procesa

Nastanak administrativnog procesa dugujemo Henryju Fayolu. Oko 1916., nakon 50 godina kao upravitelj rudarske tvrtke, Fayol je objavio svoju knjigu "Administration Industrielle et Générale". Na španjolskom bi to bilo nešto slično kao «Industrijska i opća uprava».

U ovoj knjizi razvio je, na temelju svog iskustva, cijelu svoju teoriju. Fayol, istaknuo je u svom radu različite razine upravljanja, administrativne funkcije i popis načela za ispravno upravljanje.

Međutim, vrijedno je spomenuti da su od svih njegovih djela najpriznatija njegova načela. Točnije 14 načela za ispravnu administraciju.

Obilježja upravnog procesa

Upravni proces ima mnoštvo karakteristika i posebnosti ovisno o tvrtki koja ga razvija, a spominjemo najčešće:

  • Sastoji se od četiri međusobno povezane faze.
  • Mora obuhvatiti sve ciljeve koji se njome žele postići.
  • Svi oni radnici koji će biti dio procesa moraju biti obaviješteni o istom.
  • Njegov je cilj stvoriti mapu puta za optimizaciju svake od radnji uključenih u administrativni proces što je više moguće.
  • Može ga koristiti svaka tvrtka, bez obzira na njegove karakteristike.
  • Izvodi se s prethodno određenim vremenskim horizontom. Na taj način nudi određenu fleksibilnost kako bi se mogao prilagoditi okolnostima.

Faze upravnog procesa

U definiciji smo rekli da se upravni proces sastoji od niza faza: planiranja, organizacije, usmjeravanja i kontrole. U ovom dijelu ćemo ih razviti i objasniti. Naravno, prije svega, prikladno je znati kako su ove dvije faze odvojene:

  • Mehanička faza: Mehanička faza se sastoji od planiranja i organizacije. Mogli bismo reći da je to statički dio procesa.
  • Dinamička faza: Dinamička faza se sa svoje strane sastoji od smjera i kontrole. U tom smislu riječ dinamika odnosi se na kretanje.

Odnosno, nakon što smo planirali i organizirali, moramo izvršiti i baciti se na posao.

U svakom slučaju, važnije od razlikovanja mehaničkog i dinamičkog je poznavati različite faze koje ga čine:

  1. Planiranje: Pokušajte planirati zadatke koje treba izvršiti i riješiti relevantne probleme koji će se izvršiti kasnije.
  2. Organizacija: Ideja je vidjeti tko će biti zadužen za svaki zadatak, kojim redoslijedom i kakvu će strukturu projekt imati u svom izvođenju.
  3. Menadžment: Uprava nije samo zadužena za slanje, ona je također zadužena za pomoć, podršku i interveniranje u bilo kojem sukobu koji se pojavi u postizanju ciljeva.
  4. Kontrola: Kontrola se temelji na praćenju pouzdanih metričkih podataka koji vam omogućuju praćenje da će se postići najveći ciljevi.

Detaljno pogledajte faze administrativnog procesa

Važnost upravnog procesa

Administrativni proces igra temeljnu ulogu u upravljanju poduzećem. Pretpostavlja se da će se plan slijediti tijekom određenog razdoblja, kako bi se postigli ciljevi koje je postavila uprava.

Na taj način, praćenje svih faza uspostavljenih unutar administrativnog procesa omogućit će organizaciji povećanje stupnja učinkovitosti u postizanju predloženih ciljeva. Ovaj proces će značiti smanjenje broja utrošenih resursa. Iz tog razloga, ta ušteđena sredstva mogu se koristiti za druge radnje koje su korisne za tvrtku.

Među prednostima koje možemo istaknuti administrativnog procesa izdvajamo sljedeće:

  • Omogućuje tvrtki da ima planiranje budućnosti u svakom trenutku.
  • Navest će se radnje koje će se provesti u svakom od mogućih scenarija.
  • Jasno utvrđuje ciljeve koje određena tvrtka ima u kratkom, srednjem i/ili dugoročnom razdoblju.
  • Resursi su maksimalno optimizirani
  • Izbjegnite suvišne troškove koji prethodno nisu bili promišljeni.
  • To može dovesti do povećane produktivnosti jer poboljšava koordinaciju između članova tima.

Na kraju, treba napomenuti da će savršeno osmišljen administrativni proces spriječiti događaje koji razbijaju planove menadžera. Posljedično, smanjit će se broj improviziranih mjera koje mogu dovesti do odluka koje su štetne za poslovanje tvrtke.

Primjer administrativnog procesa

Na primjer, pretpostavimo da smo planinari. Naš cilj je doći na vrh od pet najviših planina na svijetu. Cilj je jasan, ali nam je potreban proces da bismo što sigurnije postigli svoje ciljeve. Odnosno, bez ugrožavanja zdravlja.

Stoga će nam trebati proces za postizanje našeg konačnog cilja: dostizanje pet vrhova. Iako je svaki vrh drugačiji, slijedit ćemo niz faza kako bismo dosegli svaki vrh (srednji ciljevi). Taj niz faza, koje su uobičajene u postizanju ciljeva, nazivamo upravnim procesom.

U tom smislu, svaka tvrtka ili organizacija koja namjerava postići ciljeve mora primijeniti administrativni proces. Bez administrativnog procesa vrlo je teško postići predložene ciljeve. Skoro nemoguće. Možete li zamisliti penjanje na Everest bez ičega planiranog, bez treninga i bez kontrole? Ista stvar se događa u poslu.

Oznake:  Španjolskoj banke trgovina 

Zanimljivi Članci

add